Präambel

Der Förderverein des Kegelsports in Regensburg e. V. (im Folgenden „Förderverein“) verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z. B. im Rahmen der Vereinsverwaltung oder der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutzgrundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Förderverein die nachfolgende Datenschutzordnung.

§ 1 Allgemeines

Der Förderverein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern und Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z. B. in Form von ausgedruckten Listen. Die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung ist von allen Personen im Förderverein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

  1. Der Förderverein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.
  2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Förderverein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum,
    Datum des Vereinsbeitritts, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag.
    3. Bei Beendigung der Mitgliedschaft werden personenbezogene Daten gelöscht, sobald ihre Kenntnis nicht mehr erforderlich ist. Daten, die einer gesetzlichen oder satzungsmäßigen Aufbewahrungspflicht unterliegen, werden für die weitere Verwendung gesperrt und nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht gelöscht.

§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

  1. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.
  2. Auf der Förderverein-Internetseite werden nur die Daten der Mitglieder der Vorstandschaft mit Vornamen, Nachname, Funktion und E-Mail-Adresse veröffentlicht.

§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist die Vorstandschaft nach § 26 BGB.

Funktional ist die Aufgabe dem Vorstandsbereich „Vorstand“ zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt. Der Vorstand stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

  1. Listen von Mitgliedern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern beim Förderverein (z. B. Vorstandsmitgliedern, Schatzmeister) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
  2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.

§ 6 Rechte der betroffenen Personen

1. Recht auf Auskunft
2. Recht auf Berichtigung
3. Recht auf Löschung
4. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
5. Recht auf Datenübertragbarkeit
6. Recht auf Widerspruch
7. Recht auf Beschwerde

§ 7 Kommunikation per E-Mail

  1. Für die Kommunikation per E-Mail greift der Förderverein auf ein vereinseigenes E-Mail-Postfach (Account) zurück, das im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.
  2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinanderstehen und/oder deren private E-Mail-Konto verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.

§ 8 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beim Förderverein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z. B. Mitglieder der Vorstandschaft und Schatzmeister), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

§ 9 Datenschutzbeauftragter

Da beim Förderverein weniger als 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat der Förderverein keinen Datenschutzbeauftragten zu benennen.

§ 10 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

  1. Der Förderverein unterhält einen Internetauftritte. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegen dem Vorstand. Änderungen dürfen ausschließlich durch den Vorstand vorgenommen werden.
  2. Der Vorstand ist für die Öffentlichkeitsarbeit und für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.

§ 11 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

  1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Fördervereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder -weitergabe ist strikt untersagt.
  2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können geahndet werden.

§ 12 In-Kraft-Treten

Diese Datenschutzordnung wurde durch die Vorstandschaft am 30.07.2026 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft,